Er der styr på økonomien?
- Sofie Sejersen
Er der styr på økonomien?
Nikolaj Korfitsen, CFO i vikarbureauet Viktech, er – sat på spidsen – afhængig af virksomhedernes CRM-system i dagligdagen. Det er nemlig det, der får hele forretningen til at hænge sammen. Vi går tættere på hvilke fordele, systemet giver ham og økonomiafdelinger i det hele taget.
Indsamling af data
Hos Viktech går der ikke én dag, uden at deres CRM-system bliver anvendt. Med over 600 faglærte vikarer inden for byggeri og industri, er det nemlig nødvendigt med en platform, der understøtter alle virksomhedens interne og eksterne processer og sikrer sorte tal på bundlinjen.
CRM-systemet betyder, at økonomichefen kan indsamle og analysere data med afsæt i virksomhedens hovedaktivitet og få et komplet og aktuelt overblik over virksomhedens kritiske succesfaktorer.
Data kan fx bruges til:
- Vurdering af realiserede salgstal, herunder sammenholdelse med forventninger
- Sammenholdelse med budget og afvigelsesforklaring
- Vurdering af prisfastsættelse på virksomhedens ydelser
- Analysering af nøgletal, herunder andre centrale KSF’er
Som økonomiansvarlig skal du kunne træffe beslutninger på baggrund af data. Ikke på mavefornemmelser. Omvendt vil du gerne kunne forfølge fornemmelser og se, om der er hold i dem. Den del hjælper SugarCRM mig med.”
Hvordan en økonomiafdeling benytter et CRM-system, afhænger helt og holdent af virksomheden. I Viktech bruger Nikolajs team bl.a. data i forbindelse med præcisering af delregnskaber ved månedsrapportering, til vurdering af realiserede salgstal for ugen samt vurdere på øvrige centrale nøglefaktorer.
Mængden af indsamlede informationer forbedrer økonomiafdelingens muligheder for at forvalte virksomhedens økonomiske ressourcer og træffe præcise beslutninger. Hvor er vi rentable? Hvor er vi ikke? Hvilke knapper skal vi skrue på? Når tallene bygger på data, bliver det nemmere – og mere validt – at ændre og optimere.
Styring af salgsprocesser
Det er ikke kun salgsafdelingen, der skal have indsigt i salgsprocessen og salgsresultaterne. I økonomiafdelingen har man behov for at forudse antallet af solgte timer, lave forecast på salg og planlægge ressourcer og budgetter på baggrund af valide data. Behov for løbende opsyn og tilpasning til udviklingen i samfundet og økonomien er nødvendigt. Viktech er et vikarbureau, hvor følgende områder følges tæt:
- Løbende opfølgning på dækningsbidrag: Med en minimumsmargin på udlejning af vikarer, er det nødvendigt at være præcis.
- Registrering af vikarer: SugarCRM bruges som en database. Alle forhold om vikarerne registreres i SugarCRM.
- Delregnskaber: Alle ydelser skal være rentable.
- Timeoverblik: Viktech leverer solgte vikartimer. Efter ugentlig fakturering kan de faktiske solgte timer ses, hvilket er et centralt opfølgningspunkt fra uge til uge.
For Nikolaj handler det hele tiden om at sikre, at de forskellige forretningsområder er rentable. Hvis de ikke er, skal der straks justeres og optimeres. Med CRM-systemet bliver den proces mere tilgængelig og mere automatiseret.
Jeg har opsat flere forskellige rapporter med tilpassede filtre, der giver mig præcis det overblik, jeg har behov for. De faste rapporteringer kører nærmest automatisk, og jeg ved, hvad jeg skal kigge efter. Det hjælper mig med at holde kursen.”
At fakturering og opfølgning på forfaldne betalinger er automatiseret, betyder færre manuelle og ellers tidskrævende opgaver til administrationen. For de ansatte bidrager det til en mindre stressende hverdag, hvor de frigivne ressourcer fx i stedet kan bruges på kunde- og vikarpleje.
Integration mellem systemer
ERP-systemer kan oftest integreres med dit CRM-system. Med dataintegration mellem CRM-systemet (SugarCRM) og ERP-system (Uniconta) betyder det, at Nikolaj og resten af økonomiafdelingen har adgang til en stor mængde data og derfor en bedre indsigt i fakturerings- og betalingscyklussen.
Informationsdelingen mellem de to systemer har forbedret debitorstyringen positivt. Med adgang til kundeoplysninger i form af virksomhedsstørrelse, betalingshistorik og forsikring, bliver beslutninger truffet på et helhedsorienteret og nøjagtigt grundlag. For Viktech bliver det fx muligt at planlægge og styre antallet af vikarer, der skal sendes ud til kunder.
At systemerne taler sammen har optimeret vores løbende debitorstyring med afsæt i faktiske oplysninger, såsom antallet af aktive vikarer hos kunden, forsikring, betalingshistorik samt eventuelle udestående fakturaer. Det gør det nemt for økonomiafdelingen at få et samlet billede af den enkelte debitor samt hele debitormassen."
Igen er det selvfølgelig individuelt, hvilke funktioner, der er oplagte. Tilpasningen, Nikolaj refererer til her, er foretaget specifikt i Viktechs SugarCRM på baggrund af kerneforretningen.
Kundeservice og -tilfredshed i dagligdagen
I Viktechs økonomiafdeling svarer man dagligt på spørgsmål fra kunder eller vikarer omhandlende fx forhold vedrørende løn eller modtagne fakturaer. Også i disse tilfælde er det en fordel med en database, hvor relevante oplysninger altid kan tilgås og arkiveres på tværs af afdelinger. Med følgende funktioner i SugarCRM bliver det nemmere for Nikolaj og Viktech at levere et højt serviceniveau:
- Overblik over åbne og lukkede sager ved indkomne henvendelser
- Mulighed for nem tildeling til rette kontaktperson
- Fuld gennemsigtighed med arkivering af al dialog fra e-mails eller sms’er
- Nem adgang til både kunder, projekter, virksomheder fra samme oversigt
- Hurtig status på timerforbrug
CRM-systemet giver altså økonomiafdelingen mulighed for at indsamle og analysere data om kundeadfærd og -præferencer, hvilket de kan bruge i personliggørelsen af deres service. Der er ingen tvivl om, at tilpasset kommunikation rammer langt bedre end massekommunikation og dermed bidrager til at forbedre kundetilfredsheden og øge loyaliteten. I sidste ende kan det betyde øget indtjening og forretningsvækst.
SugarCRM giver vores kunder og vikarer en bedre oplevelse - fordi de altid får kvalificeret hjælp med det samme. Gode relationer er helt afgørende i et samarbejde og derfor noget, vi vægter meget højt at levere.”
Skal vi tage en snak om dit behov?
Eller ring til Nectar nu på telefon 70 20 90 33
